Тексты документов: особенности составления и оформления. Порядок подготовки и оформления документов Виды документов правила составления и оформления документов

Классификация документов

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией, и т. п.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическим физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельно операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т.д.

Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.

Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

Четкое заполнение документа. Заполнение бланка документа должно производиться на машинке, чернилами или химическим карандашом, аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются не оговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа;

· код формы;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· измерители хозяйственных операций (количество, сумма);

· должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.

При необходимости могут быть включены дополнительные реквизиты.

Документы на машинных носителях информации в обязательном порядке содержат:

· наименование организации;

· дату записи документа;

· местонахождение организации;

· код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.

Документы на машинограммах обязательно содержат:

· наименование и местонахождение организации;

· дату составления.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машинно-счетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа. Во-первых , документы проверяются по существу, т.е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых , производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих , проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Группировка - это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними . Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка документов - выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.

После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением к каждому документу штампа «получено» или «погашено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управление (1989 г.). Федеральная налоговая служба Российской Федерации и Федеральная архивная служба РФ утвердили Решение Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» от 27 июня 1996 г. и Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности от 27 августа 1998 г., увеличив минимальные сроки хранения некоторых документов до пяти лет (табл. 7.2).

Таблица 7.2

Перечень и сроки хранения типовых документов по бухгалтерскому учету и отчетности

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что представляет собой понятие «бухгалтерский документ»?

2. Какое место занимают первичные учетные документы в системе бухгалтерского учета и управления?

3. Что представляет собой документация?

4. В чем заключаются понятия «унификация», «стандартизация», «первичная информация»?

5. Дайте определение понятия «документооборот». Почему его составление необходимо для организации?

6. По каким признакам классифицируются первичные документы в целом?

7. Охарактеризуйте классификацию документов:

a. по назначению;

b. порядку составления;

d. способу отражения операций;

e. месту составления;

f. порядку заполнения.

8. Перечислите основные требования, предъявляемые к оформлению учетных документов.

9. Какова последовательность проверки или обработки документов, поступивших в бухгалтерию?

10. Что понимают под таксировкой и контировкой документов?

11. Назовите реквизиты документов.

12. Кто имеет право изъять документы из организации и архива?

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует организации.

• простые;
• сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, содержащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешённых сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справой, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сломились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документе должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, Порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достоверной информации, исключением повторений и излишних подробностей Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слое.

Если поводом для создания какого либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации - автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. * В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устойчивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие получателем.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа..

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного лица.

В протоколах используется форма изложения текст от 3-го лица множественного лица, а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по держанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа и дата.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы -простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух -трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения перечной информацией, которая характеризует конфетную ситуацию, отражаемую данным документом.

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и недоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.

Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте.

- Элементы текста документа

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без ковычек без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, и получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Отметка о наличии приложения. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Лекционное занятие 10

Тема 6: Организация первичного наблюдения. Документация

Количество часов : 2

Цель : Дать определение документации как способу первичного наблюдения за хозяйственными операциями, реквизитам документов; привести классификацию документов; раскрыть порядок составления и хранения документов

План:

1. Документы, их назначение в бухгалтерском учёте. Реквизиты документов.

2. Классификация документов.

1. Документы, их назначение в бухгалтерском учёте. Реквизиты документов

Документация - это способ первичного наблюдения за хозяйственными операциями и обоснования бухгалтерских записей соответствующими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения её соответствующими документами. К учету принимаются только правильно оформленные документы. Все записи в учете делаются на основе первичных документов. Унифицированные формы первичных документов утверждаются Постановлением Государственного комитета по статистике РФ. Кроме унифицированных форм, обязательных к применению, организации могут разрабатывать свои документы, использование которых закрепляется в приказе об учетной политике.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство о фактическом совершении или о праве на совершение хозяйственных операций или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности, что дает юридическую силу данным бухгалтерского учета. Слово «документ» происходит от латинского “documentum” –письменное свидетельство, доказательство. Документы имеют огромное значение. Это база и основа учета. Особенно велико значение на предприятии бухгалтерских документов. Они обеспечивают достоверность и точность данных учета, являются основным источником информации о деятельности предприятия и основным видом контроля его хозяйственной деятельности. Наличие документов также является необходимым условием сохранности имущества. Документы используются в качестве доказательств при разрешении хозяйственных споров, в т.ч. и в судебных органах, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы и ревизий.

Все факты хозяйственной жизни должны подкрепляться первичными учетными документами.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

ü наименование документа

ü дата составления документа

ü наименование экономического субъекта, составившего документ

ü величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения

ü наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события

ü подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц

Первичные документы компания может разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ. Большинство форм первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, дорабатывать которые нельзя.

Это кассовые документы:

• приходные и расходные кассовые ордеры (формы № КО-1 и КО-2)
• кассовая книга (форма № КО-4)
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)
• расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53)

Это документы для безналичных расчетов:

• платежные поручения
• аккредитивы
• кассовые поручения

Это документы, необходимые при учете труда и его оплаты

• личная карточка работника (форма Т-2)

Это документы, необходимые для перевозки грузов: форма транспортной накладной.

Все первичные документы, применяемые в организации, должны быть утверждены приложением к учетной политике. В первичку можно вносить изменения. Однако кассовые документы не подлежат исправлению.

Документооборот – это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.

Классификация документов

Чтобы грамотно обработать и эффективно их использовать, документы следует клас-сифицировать. Классификация документов строится по ряду признаков: месту составления, способу составления, назначен ию, способу охвата операций, порядку отражения в них информации, по содержанию хозяйственных операций.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние . Внутренние (накладные, cчета-фактуры, кассовые ордера и т.п.) оформляются на данном предприятии. Внешние документы (выписка из банка, накладные и счета от поставщика и др.) поступают от др. предприятий.

По способу составления они делятся на документы ручного исполнения и документы, составленные с помощью компьютера.

По назначению документы бывают исполнительными , распорядитель ными, бух. оформлен ия и комбинирован ными. Распорядительные содержат приказ, разрешение на выполнение ч.-л. (приказы о приеме и увольнении, платежные поручения, наряды, доверенности). В исполнительных (оправдательных) отражаются сведения о совершении операции (ведомости на выдачу зарплаты, акты на списание материалов и др.). Документы бух. оформления создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей (различные расчеты, справки по начислению пособий по временной нетрудоспособности, ведомости распределения материалов и т.п.). Наиболее часто в практике используются документы, сочетающие в себе признаки распорядительных и исполнительных документов. Они называются комбинированными (требование на получение материалов, расходный кассовый ордер, лимитно-заборные карты и др.).

По способу использования или охвата хоз. операций документы могут быть разовы ми или накопительны ми. К разовым относится большинство документов (ПКО и РКО, акты и др.), их используют одноразово для первоначальной регистрации в них хоз. операций. В накопительных документах фиксируют в течение определенного времени (декада, месяц) систематически повторяющиеся операции (например, лимитно-заборные карты). С их помощью сокращается количество документов по однородным бухгалтерским записям, однако, их применение возможно лишь, когда не требуется ежедневное отражение операций в учете. По порядку отражения операций документы делятся на первичн ые и сводн ые. Например, отчет об использовании средств на командировки или под отчет - это сводный документ. Он составляется на основании первичных (квитанция-счет гостиницы, проездные билеты и т.п.).

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальны е, денежн ые и расчетн ые. Материальные документы отражают движение средств и предметов труда. Например, акты приемки-передачи основных средств, накладные на приходование ценностей, т.п. С помощью денежных документов учитываются кассовые и банковские операции по движению денег.

В расчетных документах (платежные поручения, расчетные чеки, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости) отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте определение «документации», бухгалтерскому документу

2. Перечислите обязательные реквизиты первичного учетного документа

3. Назовите виды признаков классификации документов

4. Что такое документооборот в бухгалтерском и налоговом учете

1. Налоговый кодекс РФ, часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ, часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ.

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. (ред. от 24.12.2010).

3. Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (с изм. от 04.02.2015)

4. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете / Под редакцией Г.Ю. Касьяновой (14-е изд., перераб. и доп.). – М.: АБАК, 2014.- 800с.

Лекционное занятие 11

Тема 6: Организация первичного наблюдения. Порядок составления и обработки документов

Количество часов : 2

Цель : Раскрыть порядок составления, обработки и хранения документов

План:

3. Порядок составления и обработки документов.

4. Порядок и сроки хранения учетных документов

Порядок составления и обработки документов

К оформлению документов предъявляются особые требования. Важнейшим из них является своевременность оформления. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после её окончания. Точность, ясность и полнота содержания операции – также требуются при составлении документов. Документы должны быть заполнены четко, аккуратно и разборчиво .

Документы, составленные в разных хозяйственных подразделениях (в цехах, на складах, в отделе сбыта и др.) после выполнения отраженных в них хозяйственных операций передаются в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Принятые документы подлежат обработке, цель которой – подготовить документы для последующих записей в регистры синтетического учета, составления отчетов. Обработка документов состоит в их проверке, расценке (таксировке), группировке и контировке.

Проверка должна осуществляться с точки зрения законности операций, соблюдения требований по их правильному оформлению, точности арифметических расчетов. Исходя из этого проверка бывает: по существу , формальн ая и арифмети ческая.

1) Проверка документов по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, оформленной этим документом, соблюдения норм и расценок. Например, согласно действующему законодательству сумма платежа наличными деньгами не должна превышать 100 000 руб. в рамках одного договора между юридическими лицами и ИП.

В случае обнаружения ПКО на сумму, превышающую этот лимит, эта операция выявляется незаконной.

2) Формальная проверка устанавливает полноту и правильность заполнения всех реквизитов документа, подлинность подписей должностных лиц. Если при проверке выявлена подделка документов, недостоверные подписи, злоупотребления, то такие документы задер-живают и передают главному бухгалтеру для рассмотрения и принятия соответствующих мер.

3) Арифметическая проверка состоит в проверке правильности всех арифметических расчетов, содержащихся в документе. Проверяются не только внутренние документы, но и документы, поступившие от другого предприятия, учреждения. В случае выявления ошибки в «чужих» документах, например, предприятия-поставщика, составляется бухгалтерская справка, в которой проводятся правильные расчеты, а предприятию поставщику посылается письменное сообщение о выявленной ошибке.

Справка-расчет прилагается к документу, в котором обнаружена ошибка, для дальнейшего отражения в учете правильных записей. Исключение составляют ошибки, обнаруженные в выписке банка (необоснованное списание или зачисление денег). В своем учете предприятие показывает эти ошибочные суммы, но относит их на расчеты по претензиям, о чем уведомляет банк.

Расценка (таксировка) документов состоит в проставлении в соответствующих графах цены и суммы, т.е. в денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Это, как правило, складские документы, в которых на местах проставляются только количественные, натуральные измерители (накладные, требования, лимитно-заборные карты и др.). Документы, в которых одним из обязательных реквизитов является денежный измеритель (ПКО, РКО и др.), расценке не подлежат.

Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе. Это позволяет сократить число записей в учетных регистрах. Например, ведомости приходования готовой продукции.

Контировка документов состоит в составлении бухгалтерских проводок, т.е. указании корреспондирующих счетов, на которых отражается операция, оформленная документом.

Проводки можно составлять как на бланке самого документа, так и другим образом. На бланках отдельных документов (ПКО, РКО, авансовый отчет и др.) для этого предусмотрены специальные графы. Кроме того, можно воспользоваться мемориальными ордерами или сделать запись в журнале хозяйственных операций. От правильно составленных бухгалтерских проводок зависит достоверность учетных показателей, а своевременность и качество учета еще зависит от правильной системы документооборота.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует боль­ших усилий. Чтобы составить полноценный документ прежде всего надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг воп­росов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во мно­гом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения пра­вительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подоб­ный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа ком­петенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Сегодня при наличии соответствующих электронных баз данных, со­держащих полнотекстовый набор законодательных, нормативных актов по направлению деятельности организации (фирмы), провести такую предварительную подготовку нетрудно.

При составлении распорядительных документов, например, прика­зов, следует кроме того изучить ранее изданные распорядительные до­кументы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия сними и дублирования, заострить внимание на нерешён­ных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных доку­ментов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справ­ки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решают­ся подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, состав­ляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, на­боры стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап - окончательное оформление и подписание документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъяв­ляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что слу­жебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фак­тов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть бе­зупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактичес­кого состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в до­кументе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запра­шивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в доку­менте, предопределяются краткостью и ясностью изложения.

Чёткость изложения обеспечивает однозначность понимания доку­мента, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что явля­ется одним из основных условий управленческой деятельности. Неточ­но понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и доста­точной информации, исключением повторений и излишних подробнос­тей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую на­грузку.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формули­ровок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, использу­ется обратный порядок слов. Например: Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого либо документа послужил дру­гой документ или доказательством служат сведения из другого доку­мента, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регис­трационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы Рос­сии от 11.12.97 №401 "Об организации учета особо ценных докумен­тов..."

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Фе­дерации от 15.06.95 № 1474-РП "О мерах по стимулированию жилищ­ного строительства"...

К особенностям делового стиля относится широкое применение ус­тойчивых языковых формул - языковых оборотов, используемых в не­изменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управлен­ческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов.

В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, также принято использовать устойчивые фразеологические обороты, что помогает при переводе на другой язык. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. Устой­чивые словосочетания (языковые формулы) обеспечивают однозначность понимания текста, сокращают время на его подготовку и восприятие по­лучателем. Например: "В соответствии с достигнутой договорённо­стью..." или "Просим Вас изыскать возможность" или "Принимая во внимание, что... просим (предлагаем)" и т.д.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, т.к. в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употреб­ляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.* Например: архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь; совещание - вести, гото­вить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекоменда­ции. - М.: Главархив СССР, 1982.С.24-43.

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по "Сло­варю сочетаемости слов русского языка".* Примеры употребления стан­дартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизвод­ству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

* Словарь сочетаемости слов русского языка. Под ред. П.Н. Денисова, В. В. Морков­кина. - М.: Русский язык, 1983.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограниче­но. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист, и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведет­ся от третьего лица, единственного или множественного числа, место­имения заменяются существительными (фирма просит, банк не возра­жает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих прин­цип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных запи­сок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах колле­гиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множествен­ного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведётся от 3-го лица единственного числа (Иванов возра­жает... и предлагает).

Широкое распространение в служебных документах получило при­менение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-мор­ские силы - ВМС; отдел труда и зарплаты - ОТЗ; абсолютный - абс.; страница - с.; так далее - т.д.; смотри - см. и т.д. Сокращения дол­жны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые со­кращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокра­щения в тексте в скобках давать его расшифровку). Например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокра­щений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономичес­кой информации, требованиями государственного стандарта* и прави­лами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений** русского языка.

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов, п. 4.12. Сокращения.

** Алексеев Д.И., Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. М.: Русский язык, 1984.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один воп­рос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Слож­ные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных воп­росов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполне­ния. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вно­сится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каж­дый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов ин­формационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках кото­рых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, чёткое выделение её основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность тек­стовых компонентов, расположенных в определённой последователь­ности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в дру­гой - выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, реко­мендации. Например:

В январе 1998 г. институт проводит конференцию "Проблемы раз­вития предпринимательства в России". Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предприниматель­ства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И.А.Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключитель­ной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составле­нию документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ. в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруп­пы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, на­пример, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью. Например:

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сен­тября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной закон­ченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух - трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный при­ем помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двой­ным интервалом, но печатать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумера­ции должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92.* Номер каж­дой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номе­ра раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Напри­мер: 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

* ГОСТ Р 1.5-92, п.4.2., 4.3.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопре­делена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляется должностная инструк­ция, положение о структурном подразделении.

Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуа­циями, которые вызывают появление однотипных документов. Это яви­лось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифици­рованной постоянной информацией и пропусками для заполнения пере­менной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, от­ражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов осно­вано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машине или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и офор­мления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом "шаблон".

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке одно­типных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиен­тов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:

Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, на­правляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях дея­тельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, орга­низаций одного ведомства или группы однородных учреждений и пред­приятий разных ведомств.

Особенно возрастает значение унификации текстов документов в на­стоящее время в связи с широким внедрением персональных электрон­но-вычислительных машин.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и вне­дрения.

Методика разработки трафаретных текстов такова:

Выявляются типовые управленческие задачи,

Собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения,

Составляется проект унифицированного текста документа, отра­жающего выявленную типовую ситуацию,

Проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов,

Проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТов.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необхо­димая годовая потребность. Сегодня чаще трафаретные тексты вводят­ся в память ЭВМ.

Трафаретные документы значительно сокращают время на состав­ление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фикси­рованное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

В особую группу можно выделить унифицированные формы доку­ментов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов доку­ментов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксиро­вана и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль.

Формы первичных учётных документов разрабатываются и утверж­даются Госкомстатом. В этих формах последовательно указано, какие показатели и информация в них должны быть отражены. Такие докумен­ты фактически не составляются, а только заполняются, что облегчает работу как составителя, так и учреждения - получателя. Они гарантируют представление полной информации, расположенной в определённой последовательности и удобной для обработки.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (за­полняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъяв­ляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернила­ми, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочерки­ваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде тек­ста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не зама­зываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над за­черкнутым надписывается исправленный текст или сумма.*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, с. 10.

Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтвер­ждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не до­пускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учёте": "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хо­зяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения ис­правлений".

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует по­мнить, что количественные числительные склоняются. При этом изме­няются все части сложных и составных числительных. Например, с восьмьюстами тридцатью пятью рублями; до трёхсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты -"опросные листы для получения определенных сведений".* Наибо­лее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

* Толковый словарь русского языка. Под ред. Д. Н. Ушакова. Т. 1. М., 1935. с.41.

Анкетирование - один из основных методов в социологических ис­следованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по за­ранее разработанной определенной программе. В анкете текст форма­лизован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоян­ная информация в анкете должна быть представлена в тщательно про­думанных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или сло­восочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоя­щего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "нахо­дились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков".

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее под­готовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Таблица - это перечень сведений о чем-либо или о числовых дан­ных, приведенных в определенную систему и расположенных по гра­фам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компакт­ном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ по­священ построению стандартов, но изложенные в нем требования к таб­лицам распространяются на все унифицированные системы документа­ции, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что "таблицы применяют для лучшей наглядности и удоб­ства сравнения показателей".*

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стан­дартов, п.4.5. Таблицы.

ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графи­ческого расположения (Таблица 1)

Таблица 1

В таблице имеется два уровня деления текста: вертикальный - гра­фы и горизонтальный - горизонтальные ряды. В первом столбце (в край­ней левой части таблицы) - боковике - перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуе­мому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруют­ся сквозной нумерацией арабскими цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной бук­вы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую стра­ницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут "Продолжение табли­цы..." или "Окончание таблицы...", повторяют ее головку, а при необходи­мости и заголовки строк.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголов­ки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с пропис­ной буквы, если они имеют самостоятельное значение (Таблицы 2,3).

Таблица 2

Таблица 3

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заго­ловки граф формулируются в единственном числе и всегда в имени­тельном падеже.

Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа (п.4.5.5.) ука­зывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными лини­ями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку". Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непос­редственно перед их наименованием (Таблица 4).

Таблица 4

ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических вели­чин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каж­дому оформляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значе­ние показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии дан­ных в таблице ставится прочерк (знак тире) (Таблица 5).

Таблица 5

Правила заполнения показателей представлены в таблице 6

Таблица 6

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяет­ся кавычками (Таблица 7).

Таблица 7

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова "То же" и далее ставят кавычки. Также поступа­ют при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивиду­альные сведения. (Таблица 8).

Таблица 8

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (Таблица 9).

Таблица 9

Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. ГОСТ Р 6.30-97 в пункте 3.19, посвященном тексту документа, определяет случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке.

Только на русском языке текст оформляется при направлении доку­ментов:

В федеральные органы государственной власти, органы государ­ственной власти субъектов Российской Федерации;

На предприятия, в организации и их объединения, не находящие­ся в ведении данного субъекта Российской Федерации или распо­ложенные на территории других субъектов Российской Федера­ции.*

* ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов, п.3.19, с.5.

Подготовка документа и его окончательное оформление обычно ве­дётся на ПЭВМ с помощью программ типа "текстовый редактор". На се­годня наиболее часто используемая программа, ставшая стандартом "de facto" - это Microsoft Word. Часто можно встретить и отечественную программу "Лексикон", обладающую функциональностью, достаточной для среднего пользователя и значительно более доступную по цене.

В процессе подготовки документа текстовые редакторы позволяют проверять правописание, создавать таблицы, выравнивать текст, использовать различные шрифты для смыслового выделения, использовать диаграммы и другие элементы оформления для облегчения восприятия содержания документа.

Программы позволяют иметь утверждённые унифицированные фор­мы документов, разработанные в организации формы документов и тра­фаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Современное программное обеспечение позволяет иметь список постоянных адреса­тов и другие базы данных, содержащие информацию, используемую при составлении документа: законодательные и нормативные акты, спис­ки товаров, фирм-производителей, клиентов и поставщиков и т.д.

Применение компьютера значительно повысило информативность документов, культуру их оформления и существенно сократило время на их составление.

Тем, кто составляет документы и тем, кто занимается их перепечат­кой или вводом в компьютер, необходимо знать самые распространен­ные корректурные знаки, которые применяются при работе над текстом.

Корректурные знаки - это система условных обозначений, применяе­мых при правке рукописей.

Наиболее часто встречаемые знаки:

Таблица 10

Продолжение табл. 10

Продолжение табл. 10

Окончание табл.10

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ (РЕКВИЗИТ 17)

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголо­вок, являющийся обязательным элементом любых документов, выпол­няемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нём кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?", "о ком?" и формули­руется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках тары; Положение - О бухгалтерии и т. п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила за­головок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инст­рукция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт - приёма помещения; правила - трудового распорядка и др.

Если документ сложный и в нём отражено несколько вопросов, заго­ловок формулируется обобщённо. Например, "О приёмной комиссии". В документах большого объёма составляются подзаголовки.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он раз­мещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголо­вок печатается без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка зна­чительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, орга­низацию контроля. Заголовок помогает правильному включению докумен­та в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное со­ставление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие доку­менты, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ (РЕКВИЗИТ 20)

Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими при­ложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводи­тельным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются до­кументы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержа­ние основного документа, например таблицы, справки и т.д.

Порядок оформления приложений описан в ГОСТе Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение: на 2 лл. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля все­гда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывает­ся количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеру­ют. Например:

Приложение: 1 Правила по составлению и оформлению докумен­тов Компании на 10 л. в 2 экз.

2 Альбом унифицированных форм Компании на 24 л. в 1 экз.

Между названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных ин­тервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, который также име­ет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: письмо Минздрава РФ от 13.11.97 №01-17/785 и при­ложение к нему, всего на 12л.

Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указыва­ется. Например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в мини­стерствах и ведомствах Российской Федерации, в 3 экз.

Сами документы - приложения к распорядительным документам име­ют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложе­нием к какому документу они являются. Например:

Приложение

к приказу Министра

здравоохранения России от 12.08.97 №36